Корпоративные тренинги продаж, разработка технологий продаж
Подписаться | Вход

Пишем письма потенциальным клиентам (Часть 2)

Письма клиентам За все время консультирования клиентов в области активных продаж, я не раз сталкивался с одной и той же задачей. Эта задача появляется тогда, когда компания начинает внедрять активные , как технологию привлечения клиентов и связана она с разработкой текстовых презентационных материалов, которые будут использоваться для отправки потенциальным клиентам.

Я уверен, что материалы, направляемые потенциальным клиентам, пришедшим в компанию через активные продажи должны отличаться от материалов, которые используются для работы с «входящими»

В первой статье, посвященной клиентским письмам, я предложил свое видения того, что должно быть в «теле» письма. Сегодня я расскажу о вложениях.

Вложения

1. Оформление важно

Одно из самых важных правил — постарайтесь сделать так, чтобы ваши вложения были хоть как-то оформлены. Если у вашей компании есть корпоративный стиль, то используйте его. Если стиля нет, то используйте хотя бы колонтитулы и какой-нибудь гуманный шрифт. Никакого Times New Roman! Забудьте об этом шрифте навсегда.

Еще, в MS Word 2007 есть довольно много стандартных тем, которые можно использовать для создания документов. Поиграйте с ними и найдите что-нибудь стоящее. Если ничего не выходит, то напишите мне, я познакомлю вас с хорошим дизайнером, который за разумные (небольшие) деньги разработает стиль корпоративных документов. Не оставляйте визуальное оформление ваших документов без внимания. Оно более важно, чем вы можете думать.

Когда вы шли на первое свидание с интересным вам человеком (а я надеюсь, что в вашей жизни такое было), вы же старались одеть самую хорошую и чистую одежду? Если да, то зачем? Дайте угадаю, вы хотели произвести на этого человека хорошее впечатление, понравиться ему. Почему бы не воспользоваться этой же идеей произведения хорошего впечатления для создания качественных презентационных материалов?

2. Вложений не должно быть много. Достаточно двух или трех

Первый файл — презентация компании. Клиент должен узнать о вас хоть что-то. Пусть он узнает это из вашей презентации. Идеальный вариант — набор слайдов (постарайтесь уложиться в 10), каждый из которых содержит несколько тезисов о вашей компании и том, чем ваша компания занимается. Я не буду подробно описывать КАК составляются такие презентации. Если есть актуальная потребность — пишите, я подскажу куда обратиться. Скажу только, что я предпочитаю направлять презентации в формате .pdf, предварительно сконвертировав их из MS Power Point.

Второй файл — описание продукта (товара или услуги), который предлагаете. Постарайтесь сделать этот документ одностраничным. Максимум — полторы-две. Все равно читать этот документ будут достаточно поверхностно. Поэтому, в нем должна содержаться только наиболее важная для клиента информация. Если вы предлагаете клиенту выбор, например, из трех услуг, то делайте три разных документа.

UPD: Для того, чтобы понять, что я имею в виду под презентацией компании, можете оценить презентацию дружественного агентства лингвистических переводов, которая оставила у меня приятное впечатление. С помощью этой презентации на обслуживание в это агентство были привлечены несколько крупных компаний. Итак, презентация агентства корпоративных переводов WTS (.pdf, 700 кб).

3. Имена вложений должны быть осмысленными

Никаких «ТП_10.04_1а.pdf». Сделайте имена документов в формате «Тренинг активных продаж (Михаил Графский).pdf» или «Михаил Графский — Тренинг активных продаж.pdf» и вы облегчите как восприятие этого документа, так и его последующий поиск в почте по ключевым словам (тренинг, тренинг продаж, Графский).

4. Документ должен формировать потребность и вызывать интерес

Поймите, какие мотиваторы могут быть у вашего потенциального клиента и отразите их в тексте документа. Мотивация, как известно, бывает позитивная и негативная. Иными словами, люди (и компании) делают что-то, когда хотят улучшить что-то, или когда хотят избавиться от чего-то нежелательного. Напишите список из этих мотиваторов. Для моей деятельности, например, этот список может выглядеть примерно так, при условии, что мой клиент — руководитель отдела продаж или собственник малого или среднего бизнеса:

  • Недостаточная мотивация продавцов/ Повышение мотивации продавцов
  • Низкая продуктивность продавцов/ Улучшение основных показателей эффективности работы продавцов
  • Неструктурированность технологий продаж, которая приводит к тому, что каждый из продавцов работает по каким-то своим стандартам/ Структурирование и оптимизация технологий продаж
  • Систематические ошибки, допускаемые продавцами/ Обучение продавцов навыкам продаж на каждом из этапов работы с клиентом
  • Недостаточный уровень развития навыков у сотрудников продающих подразделений/ Оценка текущего уровня развития навыков и обучение торгового персонала
  • Недостаточный контроль за деятельностью продавцов/ Внедрение системы планирования и контроля
  • В компании нет опыта работы по технологии активных продаж/ Разработка и внедрение технологии активных продаж и пр.

Включите эти мотиваторы в текст своего предложения. Они нужны для того, чтобы у «холодного» клиента начала формироваться потребность в том, что вы ему предлагаете.

Разумеется, письмо потенциальному клиенту не даем вам возможности быть уверенным в том, что клиент заинтересуется. Однако, письма вполне подойдут для того, чтобы передать клиенту какую-либо структурную информацию, а так же поддержать диалог с ним. Многим клиенты (и мне в том числе) важно посмотреть на письмо с предложением, о котором говорит продавец, чтобы у меня была возможность спокойно оценить то, насколько мне это интересно. И мимо этого шага в технологии активных продаж не пройдет никто, если для клиента эта привычная структура работы. Поэтому, нужно готовиться — писать письма, разрабатывать презентационные материалы. Хорошо написанное письмо может повысить вероятность продвижения вашей сделки.

Вопросы, идеи, мнения? Буду рад узнать о ваших наработках в области работы в активных продажах.

Бизнес-тренер Михаил Графский: тренинги продаж, консультирование в области продаж

Хотите получать новые статьи на почту или читать их в RSS? Подпишитесь! Вы так же можете следить за твиттером Михаила Графского.
Метки: , ,

18 комментариев на “Пишем письма потенциальным клиентам (Часть 2)”

  1. Спасибо за интересную статью, решился сделать сегодня ревизию своих информационных материалов и пересмотреть их в сторону холодных клиентов. А заодно рассмотреть возможность отправки краткой информации о фирме. Хотя, если честно, я не сторонник рассылки информации в .pdf и других форматах, открытие которых на компьютере клиента может вызвать проблемы. Мне кажется, что презентацию компании лучше все-таки делать в ворде максимум 1-2 странички. В презентации дать ссылку на официальный сайт или же на более расширенную версию презентации.

    Наверное, в статье еще стоило бы упомянуть не отправлять клиенту предложения в архивах (у клиента нет времени их распаковывать), не отправлять клиенту файлы в мало распространенных форматах, тот же Office 2007. Если файла на стороне клиента не открылся, врядли он будет всеми силами искать способ его открыть.

    «предварительно сконвертировав их из MS Outlook.»

    Мне кажется, все-таки здесь вкралась ошибка и программа Power Point.

  2. Алексей, благодарю за комментарий.

    .pdf уже давно перестал быть тем форматом, который может «вызвать проблемы». А что касается презентации, то, под презентацией я имею в виду именно набор слайдов, а никак не текст. Посмотрите на этот образец (.pdf, 700 кб). Примерно это я и имею в виду.

    Спасибо за замеченную описку. Разумеется, я имел в виду PP.

    • «.pdf уже давно перестал быть тем форматом, который может «вызвать проблемы»».

      Михаил, я согласен, что проблем с ним стало меньше. Но на моей практике случалось довольно часто сталкиваться с компьютерами, где Adobe Reader (или его аналог) не установлен, не говоря уж о PowerPoint и пр. Вопросов от коллег и друзей формата «а как открыть файл ****?» было настолько много (тут и архивы, и pdf + djvu, и файлы нового офиса), что хоть FAQ пиши. Поэтому в своей деятельности я стараюсь придерживаться правила «клиент — чайник», исходя из этого и рассылаю материалы.

      • «Клиент-чайник» — тоже позиция! :)

        Менеджеры Clientbridge ежедневно находят новых потенциальных клиентов для разных компаний. При необходимости направляют им различные файлы. Большинство из них — в .pdf. Ежедневно от нас отправляется более 50 писем с вложениями. Случаи того, что клиент не смог открыть файл — единичны.

        Согласен, что если вы подозреваете, что ваш контрагент недостаточно дружен с компьютером, то имеет смысл уточнять у него возможность открыть файл заранее. Однако, если клиенты — представители среднего и крупного бизнеса, то это не нужно.

        Однажды мы вели проект по привлечению региональных закупщиков мебели для одной мебельной фабрики. Звонили в южные регионы, в Сибирь и пр. Чаще всего, клиентами являлись ИП. Мы подозревали, что могут возникнуть сложности с нашими .pdf-презентациями и электронными каталогами. Но нет! Все клиенты смогли открыть файл, выбрать понравившиеся модели и начать обсуждать условия поставок с мебельной фабрикой.

  3. Акмарал пишет:

    Великолепная, и в тоже простая статья, как говориться: «все гениальное-просто!»

    Спасибо, за статью.

    С уважением,Акмарал

  4. 35metod пишет:

    отличная статья, спасибо )

    про pdf — действительно в последнее время стало лучше.

    мне кажется, что формат отправляемой презентации может зависить от компании получателя и от ниши, в которой ищет клиентов компания продавец

    если это продуктовые магазинчики или небольшие компании — то наверное это word всё таки

    • В мае будем разрабатывать и тестировать технологию активных продаж для одной мебельной фабрики. Ее клиенты — небольшие региональные мебельные магазины, типа «ИП Коновалов А.Н.». :)

      Вот и проверим, что лучше пойдет .pdf или .doc. О результатах сообщу.

      • Алексей-АМФ пишет:

        Действительно, Михаил, ОЧЕНЬ хотелось бы ознакомиться с результатами «что лучше пойдет .pdf или .doc»!.. ;)

        • Однозначно .pdf

          Столкнулись с тем, что word (особенно старые версии) в некоторых случаях изменяет форматирование документа. Начинают съезжать картинки, отступы и пр. Это недопустимо.

          Исходя из этого, наиболее удобным выглядит формат .pdf.

          • Если у потенциального клиента стоит старинный компьютер со старинным Word, то в 90% случаев Adobe Reader у него не будет или будет версии 3.0, что приведет к некорректному отображению презентации. Да, и ни разу не видел, чтобы Word при сохранении в режиме совместимости косячил в более ранних версиях. Хотя могу представить такое, если порядком мудрить с форматированием картинок.

  5. Оксана пишет:

    ...Никакого Times New Roman! Забудьте об этом шрифте навсегда...

    Поясните, пожалуйста, в чем подвох.

    • Оксана, благодарю за комментарий.

      Постараюсь ответить по поводу этого шрифта.

      Дело в том, что Times New Roman — это тот шрифт, который уже давно «вбит» в головы пользователей ПК, как стандартный шрифт для всего подряд. Этим шрифтом печатается большинство документов.

      Это тот шрифт, который использует большинство небольших компаний, которые не задумываются о вопросах брэндбука. Так же этот шрифт используют китайские производители для нанесения маркировок (часто с ошибками) на свои товары на русском языке. Еще этим шрифтом печатают вывески на рынках, где торгуют те же китайцы и другие гости нашей страны, не знающие русского языка.

      Одна из наиболее важных задач продавца — сформировать в восприятии потенциального клиента ряд своих отличий от конкурентов. Дизайн документов — один из критериев, по которым можно отличаться.

      Удалось ли мне ответить на ваш вопрос?

Оставить комментарий